El Tramitador d’Ajuts i Subvencions (TAIS) guanya un premi especial a l’edició d’enguany dels Premis Ortuño

El Tramitador d’Ajuts i Subvencions, TAIS, és l’aplicació corporativa de gestió integral del cicle de vida de  les subvencions, promoguda per la Direcció de Serveis del Departament de la Presidència.

Membres de l’equip de projecte TAIS el dia d’entrega dels premis Ortuño

En la tercera edició dels Premis Ortuño, els quals tenen la finalitat de reconèixer honoríficament les actuacions innovadores i de bones pràctiques que es duen a terme en les administracions públiques catalanes, el jurat va concedir un dels tres premis especials al projecte d’impuls d’aquesta pràctica.

TAIS forma part de la iNNOtECA des dels inicis d’aquesta, si bé la incorporació es fa efectuar aleshores sota el nom de Millora de la gestió de subvencions de la Generalitat, com a pràctica d’innovació en organització i procés.

Per a explicar-nos el contingut de la pràctica, els beneficis reportats i els orígens del projecte, parlem amb Rosa Puig Verdié, responsable de Gestió de Projectes de la Direcció de Serveis del Departament de la Presidència.

 

Pots explicar-nos en què consisteix TAIS?

El projecte TAIS (Tramitador d’Ajuts i Subvencions) ha creat un model que cobreix la gestió de  tots els aspectes relacionats amb el cicle de vida dels ajuts i subvencions, des de la concepció de les polítiques de subvencions fins a l’avaluació de la seva eficàcia. El conjunt del projecte, integrat per diferents peces o mòduls, contempla també altres aspectes rellevants, com poden ser la transparència, la interacció amb la ciutadania i la detecció i gestió del frau.

D’entre aquestes peces, que es van construint i assamblant a mida que els recursos tant de personal com econòmics ho permeten, n’hi ha una de central: el Tramitador. És el primer mòdul que s’ha construït i posat en marxa.

El Tramitador permet gestionar tant les convocatòries com els ajuts directes que donen els departaments i les entitats de la Generalitat, des del primer moment, és a dir la tramitació del text legal que les suporta, fins al disseny dels formularis que es posen a disposició de ciutadans i empreses, la recepció d’aquestes sol.licituds, la seva tramitació, resolució, pagament en relació amb l’aplicatiu GECAT ( en el cas dels departaments i organismes que en són usuaris)  i posterior justificació de l’ajut atorgat. Un sol aplicatiu permet gestionar la vida sencera d’una convocatòria.

L’aplicatiu ofereix avantatges no tan sols de gestió. En tractar-se d’una única eina pel conjunt de la organització, conté les dades agregades de tots els ajuts atorgats, amb la porta que això obra a poder treballar les dades de forma agregada.

 

Quins beneficis ha aportat als Departaments?

Els departaments disposen d’una eina que els hi permet gestionar tant les seves convocatòries com els ajuts directes que donen, de forma integrada. Un sol aplicatiu permet gestionar la vida sencera d’una convocatòria.

En l’escenari previ  molts departaments no disposaven de cap eina per poder-ho fer, treballaven encara molts d’ells en  expedients en paper. D’altres disposaven de diverses eines, ja que amb el pas dels temps cada unitat dins d’un mateix departament havia anat desenvolupant les seves pròpies eines de gestió.

TAIS es va fixar des de l’inici com un dels objectius la racionalització en la gestió.

En aquest sentit, l’eliminació de múltiples petits aplicatius locals es volia que revertís no només en una racionalització del procés sinó també en un estalvi fruit de la substitució de totes aquestes aplicacions per una única eina corporativa.

Un altre dels elements a destacar pel que fa als beneficis aportats als departaments és el marc normatiu que ha acompanyat la implantació de l’eina informàtica. Paral·lelament  a la posada en marxa de l’eina es va aprovar un acord de govern que establia un model tipus de bases reguladores dels procediments per a la concessió de subvencions, en règim de concurrència competitiva, amb l’objectiu de garantir una regulació uniforme dels continguts dels diferents procediments de concessió de subvencions al conjunt de la organització. També s’ha aprovat una instrucció per la unificació de criteris en la gestió general de les subvencions tramitades per l’Administració de la Generalitat i pels ens que conformen el sector públic, amb la voluntat d’avançar en l’adopció de solucions generals a determinades problemàtiques per assolir un escenari clarificat i una gestió més eficient i coherent. La Intervenció General també ha publicat una ordre sobre les formes de justificació de subvencions per establir criteris homogenis en la seva tramitació.

 

I a la ciutadania?

TAIS no és però una eina adreçada a la ciutadania, sinó una eina de gestió interna. La ciutadania se’n beneficia indirectament gràcies a una major celeritat i transparència en la tramitació de les seves sol.licituds.

La ciutadania pot fer tota la tramitació de forma electrònica (sol·licitud, aportació documentació, dissentiment, renúncia, requeriment, justificació), i pot consultar en tot moment l’estat de la seva tramitació.

A la vegada la racionalització en els procediments establerta en l’acord de govern ha permès també dur a terme un procés de simplificació administrativa, eliminant tràmits innecessaris, simplificant i reduint al màxim les sol•licituds de documentació als sol•licitants i ajornant el moment de la seva aportació per tal d’evitar demandes innecessàries.

 

Com va sorgir el projecte?

El projecte té el seu origen en el nou model TIC de la Generalitat de Catalunya i l’adjudicació de les aplicacions d’Ajuts i Subvencions al LOT A10. Dins de l’oferta es va proposar un projecte de transformació que consistia en construir un sistema corporatiu per la tramitació d’ajuts i subvencions que pogués substituir les més de 200 aplicacions destinades a tramitar subvencions existents en aquell moment a la Generalitat. Era doncs l’ocasió per donar resposta a una necessitat, detectada de molts anys enrere, i que ja s’havia mirat d’abordar en alguna altra ocasió sense èxit. En aquest sentit és important destacar que el llavors Secretari de Govern Jordi Baiget i la Directora de Serveis, Teresa Prohias van voler i saber agafar el toro per les banyes i donar l’impuls necessari per començar un projecte que no semblava fàcil.

En paral•lel a que el grup de treball de TAIS s’organitzés, el SOC tenia una urgent necessitat de disposar d’un sistema per la gestió de subvencions. Per tal d’aprofitar l’oportunitat, l’equip de Solucions del CTTI va participar en la definició de la solució del SOC per tal de plantejar-la el més genèrica possible, d’aquesta forma ens asseguràvem la seva reutilització en el moment que el grup de TAIS estiguis en marxa.

Per tant, la implantació de TAIS va ser més ràpida perquè es va aprofitar tota la feina feta al SOC, tant de disseny com d’implementació de la solució.

 

Quins actors i agents vareu incorporar per a garantir la viabilitat del projecte?

El projecte ha comptat en tot moment amb la direcció del CTTI. I en la seva definició hi ha participat personal dels diferents departaments de la Generalitat.

És important destacar el paper de la Intervenció General, que ha intervingut en la definició de TAIS. La Interventora General és en aquest moment la presidenta del seu Comitè Director. Un altre element important ha estat la col·laboració de l’Oficina de Processos i Administració Electrònica del departament de Governació, Administracions Públiques i Habitatge, com a responsable dels projectes en l’àmbit de la interoperabilitat i l’administració electrònica. Al llarg de gairebé quatre anys hi ha hagut molta gent a darrera, gent que ha passat i ha marxat. D’altres que van començar i encara i són: Maite Jimenez, Maite Sainz, Marcel Matencio, Núria Espuny, Marta Sabaté, Virgínia Astigarraga, Joan Xirau…segur que me’n deixo…..

La definició inicial del tramitador, va ser fruit del treball d’un grup seleccionat de treballadors de diferents departaments, amb diferents perfils, tots ells vinculats a la tramitació de les subvencions, liderat pel departament de la Presidència i amb la col·laboració de l’Oficina de Processos i Administració Electrònica (OPAE).

Els treballs duts a terme per aquest grup de treball van culminar en un disseny funcional de la tramitació de les subvencions, disseny que va permetre homogeneïtzar un procediment que a cada departament es realitzava de manera diferenciada. Aquesta primera definició va permetre l’entrada en funcionament de TAIS l’abril del 2015, quan el llavors departament de Benestar i Família va iniciar la gestió de la seva Convocatòria ordinària d’Entitats per aquell mateix any. En el llavors departament de Benestar, s’hi va trobar col·laboració plena, començant pel llavors director de serveis, Xavier Baiget, com el conjunt de l’equip, l’Oswald Vega, el Marc Domínguez…Després se’ns va afegir l’OSIC amb la Isabel Colomer i la Emma Astivill i òbviament el de Presidència com a departament promotor, amb l’Anna Díaz i la Conxita Navarro…

Posteriorment, diferents grups integrats per usuaris de TAIS han continuat la tasca treballant en la millora i el desenvolupament de l’eina. Tenim un Grup de Seguiment que es reuneix de forma mensual amb la missió de proposar, analitzar i prioritzar els evolutius de l’eina. El Grup de Regulació, responsable del desenvolupament normatiu que ha acompanyat l’entrada en funcionament de l’eina, el Grup de Bones Pràctiques, integrat per tots els departaments que actualment ja treballen les seves convocatòries des de l’eina TAIS, amb l’objectiu de compartir pràctiques, posar en comú dubtes i aportar solucions.

 

Vareu fer alguna actuació específica de desenvolupament de persones per a poder tirar endavant el projecte o implementar-lo?

Ha calgut formar els futurs gestors en la utilització dels diferents mòduls de gestió de TAIS. La finalitat de la formació és obtenir gestors departamentals que puguin fer de formadors interns en futures convocatòries departamentals.

 

Quins han estat els principals esculls a superar per a la viabilitat del projecte?

Hem tingut la gran sort de no topar amb grans esculls. O dit d’una altra manera, si hi ha hagut esculls, hem tingut la sort de que la disposició dels departaments ha estat sempre molt positiva per poder-los superar. Si hagués de citar, no tant esculls com petits problemes associats a la implantació, parlaria potser de la gestió que cal fer dia a dia per intentar adaptar la definició dels ajuts al model establert a l’ordre, front a la tendència natural dels gestors de voler adaptar l’eina a la seva casuística particular.

En qualsevol cas és cert que en el darrer any l’evolució del projecte s’ha hagut de alentir per manca de recursos pressupostaris.

 

Com qualificaries, en tres paraules, el camí recorregut fins a avui?

Fites, Equip i Cooperació

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s